Marcio Alaor de Araujo, executivo do mercado financeiro, avalia como os controles internos sustentam a qualidade das decisões de uma empresa. Diretoria e conselho decidem com base em informações de caixa, resultados e riscos. Se esses números não são confiáveis, a decisão carrega um erro desde o início.
O que os controles internos garantem?
Controles internos são regras e rotinas que reduzem erros, fraudes e falhas de processo. Entram nesse conjunto a autorização de pagamentos, a conciliação bancária, a revisão de lançamentos contábeis e o controle de acesso a sistemas. Cada rotina protege uma parte do fluxo de informação. Juntas, formam uma rede de proteção que torna os números mais estáveis ao longo do tempo.
Marcio Alaor de Araujo explica que o objetivo principal é a confiança. Quando a diretoria sabe que os relatórios passam por verificações, pode discutir estratégia sem perder tempo duvidando dos dados. Isso agiliza reuniões e reduz retrabalho.
Separação de funções
Um princípio básico é a separação de funções. Quem solicita uma compra não deve ser o mesmo que aprova o pagamento. Quem registra a venda não deve ser o único a conciliar o recebimento. A divisão cria checagens naturais e dificulta que um erro ou uma irregularidade passe despercebido.
Em empresas pequenas, nem sempre há pessoas suficientes para separar todas as funções. Nesses casos, controles compensatórios ajudam. Um sócio pode revisar periodicamente os pagamentos, ou um prestador externo pode conferir as conciliações.
O modelo das três linhas
O Instituto de Auditores Internos, o IIA, atualizou em 2020 o Modelo das Três Linhas, usado como referência de governança e gestão de riscos. A primeira linha reúne as áreas que entregam produtos e serviços e administram os riscos no dia a dia. A segunda linha oferece apoio especializado, como conformidade e controle interno. A terceira é a auditoria interna, que avalia de forma independente.
O modelo destaca que o órgão de governança responde em última instância pela governança. Ele delega a gestão e conta com a auditoria interna para ter uma visão objetiva. Marcio Alaor de Araujo observa que a divisão em linhas organiza papéis, e não uma hierarquia. O importante é que cada função saiba o que cabe a ela.
O papel da auditoria interna
A auditoria interna atua como uma avaliação independente. O modelo do IIA descreve que ela tem acesso irrestrito a pessoas e informações e reporta ao órgão de governança. Não assume decisões de gestão, justamente para preservar a independência.
Empresas médias podem não ter uma área própria. Podem contratar auditoria externa para revisões pontuais ou criar um comitê de auditoria ligado ao conselho. O essencial é que alguém examine os controles com isenção e leve as conclusões a quem decide.
Controles que apoiam o negócio
Existe a percepção de que controles geram burocracia. Quando são excessivos ou mal desenhados, de fato atrapalham. Por isso, o desenho deve considerar o risco de cada processo. Atividades de alto valor ou alta exposição pedem controles mais fortes. As de baixo risco podem seguir regras simples.
A revisão anual dos controles ajuda a eliminar etapas sem utilidade e a reforçar as que protegem de verdade. A tecnologia pode ajudar, com alertas automáticos para transações fora do padrão e trilhas de registro que mostram quem fez cada operação.
Confiança para decidir
Controles internos bem desenhados não são um fim em si. Eles sustentam a confiança nos números e permitem que a diretoria foque em estratégia, investimento e pessoas. Quando a informação é confiável, a empresa decide com mais rapidez e corrige rumos antes que os problemas cresçam. Marcio Alaor de Araujo resume a ideia em uma regra prática. Todo número que chega à diretoria deve ter origem conhecida, responsável definido e alguma verificação independente.
Essa regra vale para empresas de qualquer porte. Começar pelos processos de maior valor, como caixa, vendas e compras, já traz ganhos rápidos. Com o tempo, a cultura de controle se estende às demais áreas e reduz surpresas em auditorias, em negociações com bancos e em operações societárias.
